L’archivage numérique, une solution aux multiples avantages pour tous

Nous vivons actuellement dans l’ère du multimédia où tout se fait pratiquement tout le temps par solution numérique.  L’archivage de données n’échappe pas à cette tendance. Dans cet article, nous allons expliquer en quoi l’archivage constitue un grand atout dans la société contemporaine.

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Généralités sur l’archivage numérique de données

Avant d’entrer dans le vif du sujet à savoir les avantages de l’archivage numérique, il faut tout d’abord commencer par expliquer en quoi consiste un archivage numérique.

Cela consiste à conserver des documents électroniques. Pour procéder à ça, il faut d’abord réunir tous les documents et les classer. Ensuite, il faut les placer sur un support sécurisé. De ce fait, les documents seront protégés et ils pourront être exploités lorsqu’on en aura besoin. Le stockage des données peut se faire sur plusieurs supports et les données pourront être copiées à volonté.

En effet, dans la plupart des domaines autant personnels que professionnels, on néglige souvent la sauvegarde de données alors qu’une simple défaillance peut causer la perte de toutes vos données d’importance capitale.

Par ailleurs, avoir trop de documents papiers peut devenir assez encombrant en matière d’espace de stockage mais également en ce qui concerne la protection de l’environnement. Effectivement, il faut savoir que plus on utilise de papier, plus on abat d’arbres dans le monde entier.

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Avantages de l’archivage numérique

Il existe de bien nombreux avantages concernant l’archivage électronique.

Un gain d’espace avéré

Le premier avantage visible de l’archivage concerne le stockage des données. En effet, il y a un gain de place très important lorsqu’on procède à la numérisation des données. L’espace alloué auparavant au stockage papier pourra servir à d’autres fins d’utilisation.

Les données numériques peuvent être restituées sur la plupart des supports multimédia. En effet, on peut les établir dans des clés amovibles, des cd, des ordinateurs, des projecteurs. De nos jours, on peut même directement les stocker sur une imprimante.

Accessibilité des données

Lorsqu’on archive numériquement des documents, les contraintes liées au papier se réduisent largement et le traitement des informations devient plus simple. Toute personne ayant besoin de documents archivés pourra accéder facilement à ce qu’elle recherche à n’importe quel moment et dans n’importe quel endroit.

On peut citer les grands services publics. Si auparavant pour accéder à des documents personnels, il fallait faire la queue pendant des heures sur des guichets administratifs, de nos jours on peut procéder à des demandes en ligne.

Par exemple, c’est le cas pour demander un casier judiciaire ou pour obtenir un extrait d’acte de naissance. Si avant il fallait se déplacer à sa mairie de naissance, aujourd’hui, on peut faire une demande en ligne juste en cliquant ici.

De plus, depuis 2000, les documents électroniques sont admis comme des preuves au même titre que les documents écrits.

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Aucun risque de détérioration des données

Il faut savoir que les archives papier ont la fâcheuse tendance à se dégrader au fil du temps. En effet, il arrive souvent que lorsqu’on demande des papiers concernant son identification personnelle, on se retrouve face à des papiers qui datent du siècle dernier. En plus de se déchirer facilement, ces données peuvent aussi être  soumises à d’autres risques.

Par contre, lorsque les données seront archivées sur un ou plusieurs supports, elles sont complètement ordonnées et il n’y a pas de risque qu’elles se détériorent. Les archives centenaires pourront se trouver facilement et rapidement si elles sont classées correctement.

De plus, l’intégrité des données n’est pas menacée par l’archivage numérique étant donné qu’elles sont figées. C’est-à-dire que les données archivées ne peuvent pas être modifiées ce qui garantit leur authenticité.

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